Кадровые вопросы для малого бизнеса: когда нужен трудовой договор, приказы, штатное, ТН

Малый бизнес в Беларуси ведёт кадровый учёт по тем же правилам, что и крупные компании, — но с рядом послаблений. Проблема в том, что эти послабления знают немногие: ИП и директора ООО принимают сотрудников «как раньше» — без регистрации договора, с устаревшими трудовыми книжками или вообще без приказов. А госинспекция труда и ФСЗН проверяют по актуальным нормам. В этой статье — когда обязателен трудовой договор, какие приказы нужно оформлять, нужно ли штатное расписание и что делать с трудовыми книжками в 2026 году.

Трудовой договор: когда обязателен и какой выбрать

Общее правило

Трудовой договор нужен всем, кто принимает работника, — и ИП, и ООО. Он заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах: один передаётся работнику, другой хранится у нанимателя (ст. 18, 58 ТК РБ).

Ключевой риск для малого бизнеса — фактическое допущение к работе. Если вы посадили человека за рабочий стол и он начал выполнять работу — трудовой договор уже действует, независимо от того, оформлены ли бумаги. Наниматель обязан письменно оформить заключение договора не позднее дня, следующего за днём допущения работника к работе, и объявить приказ под роспись (ст. 18, ч. 4 ст. 25 ТК РБ). За фактическое допущение без оформления — штраф по ст. 9.19 КоАП РБ.

Виды трудовых договоров для малого бизнеса

Про ГПД — главный риск 2026 года. Гражданско-правовой договор нельзя использовать как замену трудовому: если человек работает под контролем нанимателя, по графику, на его оборудовании — это трудовые отношения, и договор могут переквалифицировать с доначислением взносов и штрафом. С 2025 года по ГПД нужно представлять индивидуальные сведения ПУ-3: не позднее 5 календарных дней со дня заключения договора и далее поквартально при начислении вознаграждения.

Регистрация ООО

Регистрация ООО от 90 BYN. Подготовка всех документов и комплексное сопровождение юристов.

Регистрация ООО в Минске

Регистрация трудового договора — для кого обязательна

Особенность для малых нанимателей: если среднесписочная численность работников не превышает 10 человек, трудовой договор (контракт) регистрируется в местном исполнительном комитете (ФЗГСН) — ст. 58 ТК РБ. Наниматель обязан зарегистрировать договор в течение 5 календарных дней с момента приёма на работу. Пропуск срока — административная ответственность по ст. 9.19 КоАП РБ (до 20 БВ).

Приказы: какие оформлять обязательно

Приказ — это документ, которым наниматель оформляет юридические факты: приём, увольнение, отпуск, дисциплину. Форма — свободная или по типовому образцу, но обязательные реквизиты должны быть. Для малого бизнеса необходимый минимум:

• О заключении трудового договора — при приёме работника; работник знакомится под роспись (ч. 4 ст. 25 ТК РБ).
• О прекращении трудового договора — в день увольнения; копия выдаётся работнику по его просьбе (ст. 50 ТК РБ).
• О предоставлении отпуска — трудового, социального, учебного.
• О переводе на другую работу, изменении существенных условий труда.
• О привлечении к дисциплинарной ответственности — с соблюдением процедуры и 15-дневного срока для взыскания (ст. 198 ТК РБ).
• Об установлении ненормированного рабочего дня, о разделении рабочего дня на части — если применяются.

Практическая подсказка: в малом бизнесе часто совмещают «директор сам всё решает» с отсутствием приказов. Это не работает: приказ — доказательство в трудовом споре, а без него декретные выплаты, отпуск и увольнение оформляются с ошибками и рисками. Если нужна юридическая консультация по открытию бизнеса обращайтесь к нашим консультантам, обсудим сопутствующие вопросы.

Штатное расписание: нужно ли малому бизнесу

Общее правило

Штатное расписание — локальный нормативный акт (ст. 194 ТК РБ), в нём закрепляются должности, количество штатных единиц и размеры окладов. Трудовая функция работника в договоре указывается в соответствии со штатным расписанием (ст. 19 ТК РБ). Отсутствие штатного расписания — нарушение, за которое возможен штраф по ст. 9.19 КоАП РБ.

Послабления для малого бизнеса

Ключевой вопрос — нужно ли составлять штатное расписание ИП и малым компаниям:

• ИП: штатное расписание не составляется — предприниматель не организация и штатного расписания не ведёт.
• Организации, применяющие УСН: вправе не составлять штатное расписание и табели учёта рабочего времени — норма закреплена в ТК РБ (ст. 194) и в Указе Президента № 488 от 29.12.2017. Если организация применяет упрощёнку, отсутствие ШР — не нарушение.
• Организации на общей системе — штатное расписание обязательно.

Даже если составляете — жёсткой унифицированной формы для коммерческих организаций нет: типовая форма Т-3 не обязательна.

Важно для бухгалтерии: оклад по штатному расписанию не может быть ниже месячной минимальной зарплаты при полной норме труда.

Штатное расписание оформляется на бумажном носителе со всеми реквизитами; параллельно можно вести электронную версию.

Трудовая книжка (ТН): что изменилось

С 1 января 2023 года бумажные трудовые книжки новым работникам не оформляются. Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде — в индивидуальном персонифицированном учёте ФСЗН (ИПС). Бумажные ТН, начатые ранее, ведутся по-прежнему; если работник остался без трудовой книжки, его трудовой путь подтверждается справкой о трудовой деятельности, которую наниматель выдаёт по запросу или при увольнении.

Что это значит для малого бизнеса на практике:

1. Форма ПУ-2 («Сведения о приёме и увольнении») — заменяет запись в трудовой книжке. При приёме — не позднее 5 календарных дней со дня приёма.
2. С 8 января 2026 года действуют новые Правила персонифицированного учёта (постановление Совмина № 742 от 20.12.2025). Главное изменение: при увольнении форма ПУ-2 представляется не позднее дня, следующего за днём увольнения (раньше — не позднее самого дня увольнения). Если день увольнения — пятница, форму нужно сдать не позднее понедельника.
3. Форма ПУ-1 («Анкета застрахованного лица») — представляется в течение 2 календарных дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования.
4. Форма ПУ-3 («Индивидуальные сведения») — ежеквартально в течение месяца, следующего за отчётным кварталом; для ИП форму формирует сам ФСЗН на основании данных МНС.
5. Опоздание с подачей форм на срок не более 3 календарных дней нарушением не признаётся.

Бухгалтеру на заметку: вести бумажные ТН «в столбик» для новых сотрудников — ошибка. Работнику это не страшно, но при проверке трудовой инспекции и ФСЗН отсутствие ПУ-2 в срок — штраф. Сверяйте даты: при увольнении в последний день квартала ПУ-2 подаётся на следующий рабочий день, а не «в квартальной пачке».

Чек-лист кадрового минимума для ИП и малого ООО

Ответственность за кадровые нарушения

За нарушение требований трудового законодательства — штрафы по КоАП РБ:

• ст. 9.19 — нарушение порядка приёма на работу и требований о заключении трудового договора: штраф до 20 базовых величин;
• ст. 9.20 — нарушение требований в области оплаты труда: штраф до 30 базовых величин;
• за невыплату заработной платы свыше 2 месяцев — уголовная ответственность по ст. 273 УК РБ.

При проверке Департамент государственной инспекции труда чаще всего находит у малых нанимателей одно и то же: фактическое допущение без договора, незарегистрированные договоры, отсутствие приказа о приёме, несданные ПУ-2.

Часто задаваемые вопросы

— Нужно ли ИП заключать трудовой договор с работником?

Да. Трудовой договор обязателен в письменной форме, в двух экземплярах, независимо от численности и системы налогообложения. Фактический допуск к работе уже создаёт трудовые отношения — договор нужно оформить не позднее следующего дня.

— Нужно ли регистрировать трудовой договор в исполкоме?

Да, если среднесписочная численность работников не превышает 10 человек — договор регистрируется в исполкоме (ФЗГСН) в течение 5 календарных дней с момента приёма на работу (ст. 58 ТК РБ).

— Нужен ли ИП приказ о приёме на работу?

Да. Приказ (распоряжение) об оформлении приёма обязателен для любого нанимателя — ИП не исключение. Работник знакомится с ним под роспись.

— Нужно ли ООО на УСН составлять штатное расписание?

Нет. ООО, применяющие УСН, вправе не составлять штатное расписание и табели учёта рабочего времени. ИП штатное расписание не ведёт в принципе. Организациям на общей системе — штатное расписание обязательно.

— Что делать с трудовой книжкой нового работника в 2026 году?

Бумажные трудовые книжки новым работникам не оформляются с 1 января 2023 года. Сведения о трудовой деятельности передаются в ФСЗН формой ПУ-2: при приёме — не позднее 5 календарных дней, при увольнении — не позднее следующего рабочего дня (новые правила с 08.01.2026). Работнику при увольнении выдаётся справка о трудовой деятельности.

— Можно ли вместо трудового договора заключить ГПД?

Только если отношения действительно не трудовые: конкретный результат, самостоятельность, отсутствие контроля и графика. Если по факту это работа под руководством нанимателя — договор могут переквалифицировать, с доначислением взносов и штрафом. С 2025 года по ГПД нужно подавать ПУ-3 не позднее 5 календарных дней со дня заключения.

— Что такое СТД и подходит ли он малому бизнесу?

СТД — трудовой договор на время выполнения определённой работы (ст. 32-1 ТК РБ). Подходит только микропредприятиям: ИП и ООО с численностью работников до 15 человек. Упрощённая форма, минимум формальностей — удобный вариант для проектной и сезонной работы.

— Какой штраф за нарушение кадровых требований?

По ст. 9.19 КоАП РБ — до 20 базовых величин за нарушение порядка приёма и заключения трудового договора, по ст. 9.20 — до 30 БВ за нарушение требований в области оплаты труда. При невыплате зарплаты свыше 2 месяцев — уголовная ответственность (ст. 273 УК РБ).